Sabia que, com uma assinatura online, você pode assinar documentos digitalmente sem sair de casa? E a melhor parte é que a assinatura é tão válida como uma assinatura manual… caso seja validada.
Curioso? Sendo assim, vamos aprender mais sobre tudo o que é preciso fazer para validar assinaturas digitais PDF.
Introdução à validação de assinaturas digitais em PDFs
Antes de vermos como criar assinaturas digitais, uma pequena introdução à sua validação em PDFs.
O que é uma assinatura digital e por que devemos validá-la?
Uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica com um nível de juridicidade máximo, semelhante ao de uma assinatura não virtual. Para obter esta juridicidade, contudo, a assinatura tem que ser validada.
Isso é necessário porque, caso a assinatura não seja validada, ela não tem o poder jurídico para, por exemplo, ser usada em tribunais. A Lei brasileira não prevê o mesmo nível de autoridade para todas as assinaturas online, com as assinaturas não certificadas oferecendo apenas garantias mínimas.
A importância da validação de assinaturas digitais
Saber como criar assinaturas digitais válidas é essencial para assinar documentos online particularmente sérios. Imagine, por exemplo, que você assinou um contrato de trabalho de três anos com uma assinatura não válida; caso, meses depois, surja algum problema entre você e a entidade patronal, você nunca estará protegido!
A entidade pode sempre alegar que a assinatura online usada é inválida. Caso você use assinaturas digitais válidas, isso nunca será um problema.
Como funciona a validação de assinaturas digitais em PDFs
A assinatura digital de documentos PDF funciona com recurso a programas específicos como o Adobe Acrobat Reader. Estes programas dispõem de um sistema de assinatura digital que permite inserir assinaturas certificadas em arquivos PDF e, subsequentemente, conferir e monitorizar a validade do certificado e do arquivo assinado.
Importante: antes de assinar documentos digitalmente no PDF, você tem que obter um certificado para a sua assinatura digital!
O processo de validação de assinaturas digitais em documentos PDF
O processo pode variar de programa para programa, mas costuma ser assim:
- O programa extrai a assinatura certificada (esta deve ser carregada ou importada no programa);
- O programa analisa a assinatura para determinar se esta é válida (considerando, por exemplo, o prazo de validade da assinatura);
- Após a assinatura, o programa usa criptografia para criar um registro do arquivo PDF assinado e perceber se este foi ou não modificado.
Componentes de uma assinatura digital válida
Para além de diversos componentes tecnológicos (como a cadeia de certificação criptográfica), uma assinatura digital válida deve incluir dois componentes fundamentais:
- Certificado: Utilizado para verificar a identidade do assinante. Basicamente, é o componente que permite que uma assinatura digital seja associada, de modo inequívoco, a apenas uma pessoa;
- Chave Pública: Contida no certificado, a Chave Pública é acessível a qualquer programa que extraia a assinatura. Ela é usada para conferir a validade da assinatura, permitindo verificar a sua autenticidade.
Resumindo: o Certificado é o componente privado de autenticação da assinatura, enquanto a Chave Pública é o componente público da sua validação.
Ferramentas para validar assinaturas digitais em PDFs
Um editor de PDF com assinatura digital é essencial para todos que queiram assinar PDFs com validade jurídica máxima. Mas quais são as ferramentas específicas que você pode usar para os seus arquivos?
Validar assinaturas digitais com programas de desktop
A plataforma de assinatura digital para desktop mais confiável é o Adobe Acrobat Reader. Tem a vantagem de ser 100% compatível com certificados ICP-Brasil. O ICP-B é a organização responsável por certificar todas as autoridades que podem emitir certificados de assinatura online no Brasil.
Programas de desktop como o Foxit PDF Reader ou o LibreOffice Draw não oferecem o mesmo número de funcionalidades de validação que você encontra no Acrobat Reader.
Ferramentas online para verificar assinaturas digitais em PDFs
Para verificar assinaturas digitais grátis e sem descarregar arquivos, você pode usar um leitor de PDF online.
Contudo, existem recursos para verificar assinaturas digitais próprios do Brasil que também são 100% grátis. Estes incluem, por exemplo, a página de validação de assinatura online da Serpro.
Validar assinaturas digitais com aplicativos móveis
Para validar assinaturas digitais no celular, verifique se o seu programa favorito tem uma versão móvel. O Lumin, por exemplo, tem aplicativos para Android e iOS.
Contudo, assinar documentos digitalmente no celular pode ser arriscado. Como a assinatura de PDFs importantes é uma tarefa sensível, evite realizar tarefas relacionadas com as suas assinaturas digitais no celular, cujo uso de redes Wi-Fi públicas e outros riscos podem deixá-lo vulnerável.
Validar assinaturas digitais em PDFs (passo a passo)
Os objetivos de validar assinaturas digitais em PDFs?
- Garantir que a assinatura é autêntica
- Garantir que esta pertence realmente ao assinante
- Perceber se o arquivo foi modificado após a assinatura
Veja como assinar um documento digitalmente sem nunca se expor a riscos!
Verificar a validade de um certificado digital em PDF
- Abrir o arquivo assinado em um programa compatível;
- Conferir a validade do certificado, clicando na opção “Assinatura Digital” (o nome pode variar de programa para programa);
- Prestar atenção a aspectos como o nome do assinante, o prazo de validade do certificado ou o nome da Autoridade Certificadora (pode não ser autorizada no Brasil).
Monitorizar a integridade do documento após a assinatura
- Abrir o arquivo assinado em um leitor de PDF;
- Conferir, na tela, se existe alguma mensagem alertando para a modificação do arquivo;
- Caso não exista nenhuma notificação na tela, o documento assinado não foi modificado.
Confirmar a autenticidade da assinatura no PDF
- Clicar na opção de “Assinatura Manual” no programa;
- Encontrar a opção para mostrar os detalhes do certificado;
- Analisar as informações apresentadas (nome, validade, etc.) para tentar identificar inconsistências.
Dicas para garantir a validação correta de assinaturas digitais
A principal dica é ter atenção a todos os detalhes e ser cuidadoso ao monitorizar o estatuto dos documentos assinados! Além disso, considere:
Verificar se o certificado está dentro da validade
De todos os detalhes do certificado, o prazo de validade tende a ser o mais “esquecido”. Contudo, é fundamental, já que um certificado fora de prazo pode ser inválido em tribunal.
Confirmar que o documento não foi adulterado após a assinatura
Após assinar PDFs, seja cuidadoso e monitore o arquivo assinado. Caso contrário, este pode ser modificado, sem o seu conhecimento, e incluir novas cláusulas com as quais você nunca concordou.
Casos comuns de validação de assinaturas digitais em PDFs
As assinaturas online válidas exigem muitos cuidados, sendo assim pouco prático utilizá-las em contratos menos sérios, como contratos simples de transação de bens. Assim, em que situações são as assinaturas eletrônicas válidas geralmente utilizadas?
Vejamos os principais casos de uso:
Documentos jurídicos e contratuais
Exemplos do foro jurídico incluem:
- Notificações judiciais
- Procurações digitais
- NDAs
- Contratos comerciais
Usos corporativos e validação de assinaturas digitais
No meio corporativo, os principais casos de uso são:
- Contratos de trabalho eletrônicos
- Relatórios financeiros
- Contratos com fornecedores
- Assuntos internos de elevada importância
Cuidados ao validar assinaturas digitais em PDFs
Para terminar, alguns cuidados importantes a ter ao assinar documentos digitalmente com assinaturas digitais PDF.
Para evitar erros na validação de assinaturas:
- Utilize apenas software confiável;
- Confirme que o programa é compatível com o ICP-Brasil (ou a sua entidade certificadora local);
- Em contratos com várias assinaturas, confira a validade de todas as assinaturas no arquivo;
- Veja qual é a Autoridade Certificadora da assinatura para perceber se esta é legal no Brasil.
Para lidar com certificados expirados ou revogados:
- Veja se a assinatura inclui um timestamp (obrigatório em todas as assinaturas digitais válidas);
- Ao identificar certificados fora de prazo, contacte o assinante, pedindo-lhe que renove o certificado e volte a assinar o PDF.
Com estes cuidados, você pode se proteger criando, validando e monitorizando assinaturas digitais de documentos PDF. As assinaturas manuais pertencem ao passado… Pronto para se juntar à revolução dos contratos online com assinaturas digitais?
