Gerenciar uma empresa definitivamente não é uma tarefa fácil e, quanto mais uma empresa cresce, mais difícil se torna gerenciá-la. Com o objetivo de facilitar a gerência de uma empresa, diversas ferramentas surgiram no mercado. Entretanto, a que mais se destacou e que é popularmente conhecida por ser a solução perfeita é o sistema Kanban. 

No artigo de hoje, vamos explicar o que é o método Kanban, como ele se aplica e como implementá-lo em diferentes setores. 

O que é um sistema Kanban? 

O Kanban é basicamente um sistema de organização e administração de projetos que visa controlar fluxos de maneira eficiente, sendo adaptável à realidade de diferentes negócios. 

O sistema teve sua origem na década de 1960, no Japão, nas fábricas da montadora de carros. Ele surge com o objetivo de gerar uma forma otimizada de produzir sem desperdiçar recursos. 

Tal sistema é uma estratégia altamente visual, afinal, não é atoa que o nome “Kanban” pode ser traduzido do japonês como cartão ou placa, indicando a importância dos elementos visuais. 

O Kanban dá aos seus adeptos respostas rápidas e muito ágeis, garantindo a realização do que é necessário, sem desperdício de energia e recursos. 

Como funciona o sistema Kanban? 

O sistema Kanban é um modelo no qual todos os integrantes da empresa ficam cientes das atividades delegadas tanto a si mesmo, quanto aos outros. Ele funciona de forma a tornar possível o acompanhando constante e simples de todas as tarefas que estão em andamento e seus requisitos, garantindo assim, a realização da atividade no prazo certo, sem desperdício de energia e recursos, sem trabalhos redundantes ou falhas de comunicação.

Para que serve o Kanban? 

O sistema Kanban serve para gestores que buscam otimizar o fluxo de trabalho e monitorar a produtividade dos profissionais, oferecendo um panorama amplo sobre todas as atividades que são realizadas e o desenvolvimento de todas elas, permitindo um maior controle das atividades e obrigações de cada profissional e reduzir o estresse no trabalho. 

Esse sistema tem sido bastante aplicado na gestão de marketing, garantindo que os gestores e profissionais consigam visualizar todas as atividades, seja ela criativa ou manual.

Quais são os elementos desse sistema? 

Com o crescimento da tecnologia, o antigo sistema das fábricas japonesas se atualizou para as realidades e necessidades das empresas de hoje em dia. As notas que eram antigamente anotadas em plaquinhas, atualmente são visíveis na tela do computador e até nos dispositivos celulares. 

Apesar de o seu formato e recursos terem mudado com o passar do tempo, seus princípios continuam sendo os mesmos. O sistema prioriza o fácil acesso de todas as atividades da empresa a todos os envolvidos, revisados diariamente e flexíveis a mudanças com o objetivo de garantir a realização de todas as demandas. 

Sendo assim, o Kanban pode ser dividido em três partes: 

1. Cartões 

Cada cartão no Kanban deve ser referente a uma tarefa específica do projeto. É neste lugar que esta tarefa será detalhada – é fundamental que no cartão tenha todas as informações necessárias da tarefa, evitando assim, dúvidas ou questionamentos. São esses itens que são movimentados de uma coluna para outra, acompanhando o desenvolvimento de uma atividade. 

2. Colunas  

As colunas ou listas são referentes aos status das atividades, representando a evolução de um projeto. Essa etapa é personalizável, então é extremamente importante que os envolvidos tenham noção do propósito de cada uma das colunas. À medida que uma tarefa vai progredindo, elas mudam de uma coluna para outra. Um exemplo disso é quando as colunas são divididas em três etapas: “tarefas para fazer”, “tarefas em produção” e “tarefas concluídas”. 

3. Quadro

O quadro é a parte principal do sistema, no qual todas as atividades e seus status podem ser visualizados.

Quais são os principais benefícios do sistema? 

A metodologia Kanban, ao ser aplicada no dia a dia da sua empresa ou de seus projetos, traz vários benefícios. Confira agora alguns deles: 

1. Organização 

Este sistema otimiza a produtividade das suas equipes, permitindo que todos os envolvidos consigam visualizar as atividades necessárias de cada um e o progresso de cada uma delas. O sistema serve para acompanhar o trabalho dos profissionais, monitorando as necessidades de cada atividade, garantindo assim, uma maior organização da empresa. 

2. Equilíbrio

Os envolvidos conseguem visualizar com mais precisão todos os processos da sua equipe, permitindo assim, um maior controle do trabalho. Para um time de marketing, por exemplo, através desse sistema, é possível identificar a falta de designers para atender a demanda de criação de conteúdo para as redes sociais. Com esse sistema, o gestor consegue visualizar a falta para atender a demanda e consegue adotar caminhos para melhorá-los de forma simples e prática, garantindo assim, a produtividade da empresa. 

3. Quantidade de trabalho 

Este sistema ainda ajuda a evitar o excesso e também a falta de trabalho para os profissionais de uma empresa. No quadro é possível visualizar todas as atividades, então, o gestor consegue identificar se a distribuição está adequada ou não. 

4. Transparência 

A visualização de todas as atividades da empresa por todos os envolvidos evita problemas como falta de comunicação ou a dificuldade em entender responsabilidades e obrigações. Sendo assim, através dessa metodologia, cada profissional vai saber exatamente o que precisa fazer.

Como se aplica o método Kanban? 

Se você pretende implementar esse método no seu trabalho e não sabe por onde começar, confira agora algumas dicas que vão te ajudar nessa etapa: 

1. Estruture o processo 

Primeiramente, você deverá organizar o seu quadro, mapeando os processos que serão controlados através dele.

2. Defina as tarefas 

Agora, você deverá listar todas as tarefas necessárias para a conclusão de um projeto e suas necessidades e requisitos. 

3. Construa o Kanban 

Após listar todas as tarefas que irão aparecer no quadro, você deverá organizá-las de forma hierárquica. Assim, ficará mais fácil saber o que fazer primeiro e suas necessidades. 

4. Treinamento da equipe 

É interessante que você sempre treine novos colaboradores, por isso, você pode criar uma coluna para eles. Conforme suas habilidades forem dominadas, você pode ir adicionando mais demandas para o novo colaborador. 

Quais são as ferramentas do Kanban? 

Apesar de ser uma opção um pouco ultrapassada, ainda existem empresas e gestores que preferem fazer usos de post-its e lousas. O problema é que os objetos físicos estão sempre mais sujeitos a intervenções de terceiros ou acidentes. Por isso, o ideal é utilizar ferramentas tecnológicas. 

Confira agora algumas das ferramentas tecnológicas desse sistema: 

1. Trello 

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projeto baseado na web para gerenciar projetos e trabalhos, levando qualquer um deles à linha de chegada. 

2. Asana 

O Asana é um software baseado no método Kanban, tendo como objetivo auxiliar equipes e gestores a organizar, rastrear e gerenciar o trabalho de forma completa. 

3. Zenhub 

O Zenhub é uma ferramenta que tem como objetivo ajudar equipes a trabalhar de forma ágil, economizando tempo e trazendo mais visibilidade. 

4. Kanbanflow 

O kanbanflow é uma ferramenta que possibilita a crianças de uma lista com todas as tarefas necessárias para a conclusão de um projeto. Cada membro da equipe recebe atividades de acordo com o seu nicho profissional com um prazo pré-determinado.

Como o Kanban pode ajudar na aplicação nos processos de marketing?

O que mais faz com que o sistema Kanban se destaque é a versatilidade da ferramenta, que permite que diferentes empresas possam utilizá-lo para diversas tarefas. Nos processos de marketing podemos aplicá-los em:

1. Gestão de redes sociais 

As redes sociais se tornaram excelentes ferramentas para o crescimento de uma empresa, visto que, contribuem para uma comunicação horizontal, mais direta entre consumidores e empresas. 

Para gerenciar as redes sociais, é imprescindível que exista uma organização, para conseguir se destacar nesses canais. Sendo assim, a adoção do sistema Kanban nesse caso é uma ótima opção. Através desse método, o gestor consegue enxergar todas as tarefas que foram feitas e quem é o responsável por cada etapa do processo. 

É possível dividir as colunas por conteúdos que precisam ser feitos, que estão em andamento e que já foram concluídos. Além disso, podem existir colunas para ideias e sugestões para serem aplicadas nas próximas publicações. 

2. Criação de conteúdo

A criação de conteúdo é extremamente importante para um processo de marketing. Portanto, ao gerenciar essa tarefa, otimizar o seu fluxo de trabalho, acompanhar todo o processo criativo – desde o rascunho inicial para aprovação da ideia até o monitoramento dos prazos – é imprescindível para garantir uma produção de qualidade, garantindo todas as suas necessidades. 

Adotar o método Kanban nesse caso é uma excelente maneira de otimizar a produção, sem ter que descartar uma ideia já no final do projeto, após horas de trabalho. Com o Kanban, o gestor pode dividir o fluxo para aprovar ideias e versões, tornando o processo mais produtivo. Dessa forma, o gestor consegue orientar sua equipe a cada etapa, potencializando as chances de sucesso na versão final.

Agora você consegue entender o porquê de o método Kanban ter se tornado o queridinho do mundo da gestão, não é mesmo? A organização do fluxo de trabalho por meio da gestão visual é imprescindível para uma entrega de qualidade. 

E aí, o que achou do nosso artigo? Caso tenha gostado, continue acompanhando nosso blog e fique por dentro de diversos conteúdos completos sobre a aplicação de metodologias ágeis.