A pandemia acelerou a implementação do home office em muitas empresas e os gestores tiveram que se adaptar e orientar as equipes sobre as melhores maneiras de realizar o trabalho e fazer o acompanhamento desse.

Estar em um local de trabalho diferente não significa que gerir uma equipe à distância seja impossível, pelo contrário, usando os métodos e ferramentas certas se consegue bons resultados.

Veja como fazer essa gestão e conseguir bons resultados.

Seja organizado para gerir uma equipe à distância

O gestor deve ser o primeiro a se organizar para somente depois fazer a gestão da equipe. O primeiro passo é ter um local dentro de casa para que possa trabalhar sem que seja interrompido e que ofereça tudo o que é preciso para exercer as atividades.

Verifique se a sua equipe também se organizou, se estão com dúvidas de como planejar a rotina, se possuem um local adequado para que possam trabalhar e preste suporte em tudo o que for preciso.

Planejar a rotina definindo horários de trabalho e de reuniões com a equipe e tendo uma agenda com quais tarefas precisa desenvolver deve fazer parte da organização e será essencial para as demais dicas.

Mantenha uma boa comunicação

Falar com a equipe é essencial, não para jogar conversa fora, mas para orientar sobre o que está acontecendo, sobre o método de trabalho, tirar dúvidas e muito mais.

Isso pode ocorrer por meio da escrita, áudio ou vídeo. Não importa o método, deve ser constante para que os colaboradores não se sintam abandonados e comecem a fazer as coisas do modo como acham que é certo.

Outro ponto importante a abordar é o feedback. Como o home office é novidade para muitos, os colaboradores podem se sentir perdidos e ter dúvidas sobre os seus resultados, e uma boa comunicação pode acabar com essa questão.

Entenda que existem responsabilidades e conscientize a equipe

Não é porque se está longe do escritório que se faz o que bem entende, pelo contrário, as responsabilidades continuam existindo e existem regras a serem cumpridas.

Para gerir uma equipe à distância é preciso conscientizar todos da necessidade de cumprir com prazos, informar em casos de imprevistos e deixar claro quais as responsabilidades e deveres de cada um.

Utilize ferramentas que ajudem na gestão

Não se tem a vivência presencial no trabalho remoto, mas é preciso saber o andamento das tarefas e como cada membro da equipe está se desenvolvendo.

Uma maneira de conseguir isso é com ferramentas que possam ajudar no monitoramento e acompanhamento do desempenho. Uma delas é o Kanbanize, que utiliza o método Kanban para acompanhar os processos, identificar se estão cumprindo os prazos e fazer ajustes por meio de métodos visuais simples.

Para quem não sabe o que é Kanban, podemos resumir de forma simples que trata-se de uma método de gerenciamento de fluxo de trabalho que utiliza a técnica de post-its que mostram o que deve ser feito, o que está em produção e o que foi concluído.

Dessa forma, você pode acompanhar a evolução de cada projeto com cada colaborador da empresa de forma online e à distância, podendo verificar quais projetos estão no prazo e definir as prioridades.

Além disso, existem outras ferramentas que permitem monitorar o tempo que cada colaborador destinou a uma atividade, as de videoconferência que facilitam reuniões e outras. Basta encontrar uma que atenda às necessidades do negócio.

Defina metas e objetivos

É preciso saber para que se está trabalhando. Isso significa saber quais resultados se quer atingir. Para gerir uma equipe à distância é preciso que todos eles conheçam quais são os indicadores a serem alcançados e cabe ao gestor informar sobre isso e orientar se tiver alguma alteração.

Defina quais são as metas individuais e as da equipe, pois dessa forma poderá orientar e exigir de acordo com o que foi planejado e também será mais fácil para fazer a avaliação de desempenho.

Saiba lidar com imprevistos

A tecnologia pode falhar, assim como a falta de energia pode interromper o trabalho de toda equipe, principalmente quando se depende de um computador. É preciso que haja algum planejamento de como irá lidar com as mais variadas situações que podem ocorrer.

A equipe precisa ter autonomia para tomada de algumas decisões, algumas situações que são mais prováveis de ocorrer devem ter um plano B e assim por diante. Estar preparado para o imprevisto é uma das maneiras de gerir uma equipa à distância.

Para gerir uma equipe à distância é possível aproveitar alguns dos métodos utilizados quando o trabalho é realizado de forma presencial, porém, algumas coisas precisam ser adaptadas, principalmente no que diz respeito à tecnologia e à comunicação.