Neste mês, o novo sistema de protocolo de documentos da Assembleia Legislativa completa um ano com mais de 31 mil processos protocolados ao longo do período.
“A principal mudança que o Sistema de Gestão de Documentos (SGD) trouxe foi a otimização das rotinas administrativas, que garante mais agilidade na tramitação dos processos”.
“Tudo de forma transparente, onde os usuários podem acompanhar todo o andamento pelo próprio sistema, sem precisar ligar para a ALMT ou visitar a sede do Poder Legislativo estadual para ter acesso ao trâmite da solicitação ou documento”, explica a responsável pelo Núcleo de Atendimento de Protocolo, Dayanne Zark.
Trata-se de um sistema simples, fácil de operar, mas que promove mudanças muito grandes e significativas tanto na rotina de trabalho quanto no atendimento do público interno e externo. Tudo que acontece na ALMT passa pelo sistema digital de documentos, desde a vida funcional dos servidores até as demandas externas. Tudo fica documentado com as devidas reservas necessárias, como é o caso de informações pessoais.
“O sistema digital de documentos serve também para que a ALMT consiga determinar suas estatísticas principalmente quanto à quantidade de processos recebidos e o tempo que cada um deles leva para ser analisados e finalizados”, destaca Dayane.
Num primeiro levantamento já foi possível identificar que três, das quarenta e seis unidades da Casa, concentram quase a metade de toda documentação protocolada. A Secretaria de Gestão de Pessoas é a que mais recebe processos, seguida pela Secretaria de Administração e Patrimônio e Procuradoria-Geral.
Agora, vencida essa primeira etapa de implantação, adaptação e avaliação dos resultados dessa nova ferramenta, começam os ajustes e melhorias tanto na rotina administrativa, quanto no funcionamento do sistema, para proporcionar mais eficiência na tramitação e na conclusão dos processos.
“O SGD representa mais um passo que o Parlamento estadual dá rumo a um dos princípios constitucionais mais importantes, que é a efetividade do serviço público, ao garantir mais eficiência, transparência e economia”, afirma a responsável pelo núcleo e protocolos.
SGD – Todos os documentos recebidos na ALMT são cadastrados e digitalizados no Núcleo de Atendimento e Protocolo da Recepção Central da Assembleia. Ao final do atendimento, o usuário recebe o número de protocolo, e o processo é encaminhado para o setor competente.
Para acompanhar o andamento, basta o usuário acessar o site da ALMT e clicar na aba “Consulta Protocolo”, no alto da página, e preencher com o número de protocolo, informado no momento em que o processo foi protocolado e cadastrado, e a chave de acesso, que é encaminhada ao e-mail do interessado. A consulta também pode ser feita com número do protocolo e CPF ou CNPJ.
A página mostra a situação do processo (se está em andamento ou concluído) e também em que setor ele se encontra. Na parte debaixo, fica descrito o trâmite que o processo teve até o momento da consulta, ou seja, por onde ele já passou dentro da Assembleia
