A Controladoria Geral do Estado (CGE) traçou um novo diagnóstico da gestão administrativa de pessoal no Governo de Mato Grosso. O trabalho catalogou as principais fragilidades e respectivas causas relacionadas à estrutura, ao funcionamento e à segurança dos controles internos das atividades de licenças e afastamentos, adicionais (insalubridade, periculosidade e noturno), desligamentos, assiduidade, declaração de bens, admissão, vencimentos e remuneração.

Na análise de processos por amostragem, as fragilidades encontradas, com maior incidência foram: quantidade elevada de controle de ponto manual, situações de ausência de controle de frequência, situações de ausência de registro de penalidades disciplinares nas fichas funcionais, casos de ausência de controle da entrega da Declaração de Bens e Valores, situações de acúmulo irregular de férias, descumprimento injustificado da escala de férias, casos de falta de publicação dos atos de progressão de carreira no Diário Oficial e períodos de licença-prêmio acumulados acima do permitido pela legislação.

Também foram encontradas ocorrências como: carência no controle de afastamentos que se submetem à Perícia Médica do Estado; ausência de estudo técnico e/ou projeto normativo em relação à cessão, pagamentos de adicionais e progressão horizontal de servidores; insuficiência de capacitação na área de pessoal, principalmente, em relação aos processos administrativos de cessão e progressão de servidores etc.

Das causas identificadas acerca das ocorrências, as mais significativas foram: falta de segregação de funções, o que leva, por exemplos, os projetos normativos a serem elaborados no âmbito dos setores que realizam a execução dos produtos relacionados; deficiências na supervisão e monitoramento da gestão dos processos; deficiência nos fluxos de informação e comunicação; manuais e normas desatualizados ou inexistentes; rotatividade excessiva nos setores de gestão de pessoas.

Diante da identificação das causas, a CGE emitiu recomendações de melhoria à Secretaria de Estado de Gestão (Seges), órgão responsável por coordenar as políticas de gestão de pessoas junto às secretarias estaduais.

“O que se pretende é que o resultado do trabalho guie o órgão central de gestão de pessoas na adoção de medidas efetivas no sentido de promover melhorias nos processos, infraestrutura física e tecnológica, sistemas informatizados e adequação do quadro de pessoal envolvido nas atividades avaliadas”, destaca o secretário-adjunto de Controle Preventivo da CGE, José Alves Pereira Filho.

O diagnóstico servirá também para a CGE mapear riscos e selecionar atividades para o acompanhamento simultâneo, bem como para a realização de ações preventivas de orientação e capacitação.

O diagnóstico decorre de informações extraídas das avaliações de controle interno realizadas no ano de 2017 nas atividades administrativas de 16 órgãos:  SES, Sesp, Unemat, MT Saúde, Secid, Sinfra, Detran, MTI, CGE, PGE, Seduc, Sefaz, Sejudh, Sema, Empaer e Ager.

Os órgãos avaliados foram selecionados a partir da elaboração de matriz de significância, que conjuga critérios de relevância, materialidade (valor da folha de pagamento), risco e oportunidade.

O relatório também foi encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado (TCE-MT), em cumprimento ao que determina a Resolução Normativa TCE/MT nº 12/2017.